Comunicare in modo efficace e collaborare in modo tempestivo è di fondamentale importanza per tutte le aziende che operano nello scenario internazionale contemporaneo: mobilità del personale e continui cambiamenti di programma, infatti, rendono necessario l’utilizzo di strumenti flessibili per consentire la collaborazione e condivisione aziendale all'interno di una struttura web comunemente accessibile.
Questo è il motivo per cui le aziende guardano con sempre maggiore interesse a sistemi di ECM: secondo l’AIIM (Association for Information and Image Management), l’ Enterprise Content Management può essere definito come "l'insieme delle strategie, dei metodi e degli strumenti utilizzati per acquisire, gestire, archiviare e distribuire i contenuti e i documenti relativi ad un'azienda".
Con la sua perfetta integrazione con Microsoft Office e la grande esperienza acquisita nel mercato, SharePoint è ampiamente considerato come standard nei sistemi ECM.
SharePoint permette la creazione di siti da utilizzare per gruppi di lavoro, comitati, o un intero dipartimento di lavoratori. É possibile organizzare i siti di SharePoint come si desidera, adattandoli perfettamente alle esigenze dell'organizzazione: si possono creare raccolte di documenti, elenchi di dati (che possono essere elenchi di attività, ordini del giorno e forum di discussione), wiki e siti di lavoro personalizzati per utenti.
La qualità di SharePoint si riflette tuttavia nel suo prezzo, che può essere davvero considerevole, soprattutto se comparato al suo principale competitor open-source: Alfresco.
Alfresco è una piattaforma completa ECM costruita, come SharePoint, su un insieme di applicazioni web; è un sistema autonomo che può essere installato su Linux, OS X o Windows, con una gamma di funzionalità così vasta da risultare alla pari di SharePoint.
Le due principali interfacce in Alfresco sono Explorer e Share: mentre Explorer riflette direttamente il contenuto del repository e viene eseguita solo sulla macchina in cui risiede il repository, l'applicazione Web Share è un interfaccia remota al repository di Alfresco che può essere implementata su qualsiasi application server. Si possono avere anche Share multiple: ovvero singole interfacce Web condivise tra i reparti e i team aziendali, che colpiscono lo stesso repository.
Gli utenti possono aggiungere interi siti all'interno dell'area aziendale, personalizzando il layout per soddisfare le proprie esigenze. La creazione di un sito in Alfresco, inoltre, è davvero semplice in quanto non richiede un eccessivo lavoro di configurazione e propone diversi modelli che possono essere personalizzati a posteriori.
Oltre alla gestione di siti di collaborazione, Alfresco è un sistema di gestione documentale avanzato con regole e azioni configurabili per l’archiviazione intelligente. Tutte queste funzionalità sono disponibili su un’unica piattaforma.
Il template del sito di collaborazione presenta tutti gli extra che ci si aspetta: una raccolta di documenti, un wiki, un blog e strumenti di calendario. C'è anche una raccolta di elenchi di dati che possono essere utilizzati per creare rapidamente un elenco di contatti, l'agenda di eventi, un elenco di eventi, un elenco di problemi o di una lista posizione.
Altri punti forti di Alfresco sono un grande numero di funzionalità pronte, un’interfaccia davvero intuitiva e diversi link per creare nuovi elenchi e raccolte facilmente utilizzabili. Sono presenti, inoltre, un numero impressionante di flussi di lavoro già pronti, da poter utilizzare per creare flussi di lavoro molto flessibili all'interno dell’organizzazione. Anche SharePoint consente di creare flussi di lavoro flessibili, ma la loro configurazione è sepolta all'interno delle pagine delle impostazioni.
Una valida alternativa a SharePoint, con un prezzo decisamente inferiore e non prerogativa esclusiva dei sistemi Microsoft.
